Zu einem Büro gehört auch immer eine Sekretärin, denkt man zumindest – denn es könnte auch ein Sekretär, sozusagen eine männliche Sekretärin sein! Wie eine Sekretärin aussieht oder diese sich man vorstellt – man sollte sich nicht von Hollywoodfilmen lenken lassen!
Viel wichtiger als das Aussehen einer Sekretärin ist zudem, was diese für ein Unternehmen leisten kann – gutes Aussehen heißt eben noch lange nicht optimale Leistung oder gar Wissen! Die komplette Büroorganisation liegt in den Händen der Sekretärin – Donuts kaufen und Kaffee kochen machen weder eine gute Sekretärin aus noch sollte diese ihr Aufgabengebiet darauf beschränken.
Viel wichtiger für eine gute Sekretärin ist die akkurate Erledigung aller anfallenden Schreibarbeiten, die es in einem Unternehmen nun einmal gibt – und für welche die Sekretärin auch vorgesehen ist! Zu den Schreibarbeiten einer Sekretärin gehören ganz klar Rechnungsstellung, das Mahnwesen, das Schreiben von Angeboten an Bestandskunden, Angelegenheiten für die Post und andere organisatorische Dinge. Im Grunde waltet die Sekretärin, bei genug Wissen und Erfahrung, über die gesamte Buchführung und damit über das gesamte Rechnungswesen eines Unternehmens! Sämtliche Schreibarbeiten, aber auch sämtlich anfallende Arbeiten im Bereich Rechnungswesen gehören zur Arbeit einer Sekretärin – außer die Steuererklärung, die macht besser ein „echter“ Steuerberater!
Aber auch die Steuererklärung, welcher der Steuerberater zum Jahresabschluss macht, basiert am Ende auf der Arbeit der „kleinen“ Sekretärin, welche das gesamte Jahr über die Buchführung, und damit das gesamte Rechnungswesen wie Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung, ordentlich geführt hat! Aus ihrem kleinen Büro heraus erledigt die Sekretärin alle Schreibarbeiten, welche in einem Unternehmen anfallen – und davon gibt es viele! Obwohl immer gern unbeachtet, ist die Sekretärin in hohem Maße für den Erfolg eines Unternehmens verantwortlich – auch wenn diese nicht direkt auf der Baustelle arbeitet! Denn ohne sie würde keiner der Angestellten sein Gehalt bekommen, wenn sich die Sekretärin nicht um die Lohnbuchhaltung kümmern würde – genauso wenig würden die Rechnungen bezahlt, denn diese stellt meist die Sekretärin oder die Bürohilfe aus! Der ganze Büroservice, Schreibarbeiten aller Art, Buchhaltung und Rechnungswesen, aber auch der Empfang von persönlichen Terminen und deren Bewirtung liegt in ihren Händen. Allein die Organisation der Termine erfordert ein hohes Maß an Talent im Bereich Organisation – und den Telefonservice muss die Sekretärin ganz nebenbei auch noch bewältigen!
Im Grunde laufen alle Schreibarbeiten durch die Hände der Sekretärin – und der Unternehmer kann sich auf seine Firma konzentrieren, Kundenkontakte pflegen, neue Märkte erschließen und neue Kunden werben! Ohne eine gute Sekretärin würde im Grunde ein Unternehmen also nicht laufen – oder der Chef müsste alles, aber auch wirklich alles, im organisatorischen Bereich selber machen! Die Sekretärin ist damit wohl die größte Hilfe in einem Unternehmen – zumindest für den Besitzer! Allein Kaffee kochen sollte einer guten Sekretärin zu wenig sein!
Wer sich nicht gleich eine Sekretärin leisten kann, hat die Alternative, einen externen Büroservice zu wählen! Denn auch wenn dieser Geld kostet, kann sich durch die Einsparung der Zeit seinen eigentlichen Geschäften widmen oder auch etwas Freizeit genießen! Vor allen in Sicht auf die Buchführung und das gesamte Rechnungswesen sollte über einen Büroservice nachgedacht werden – spätestens bei der Steuererklärung weiß man, warum!