Sekretariat – das Wort kennt jeder wohl noch aus der Schule. Und auch in einem Unternehmen ist ein Sekretariat im Grunde nicht anderes, nur eben mehr im gewerblichen Sinne! Ganz klar, im Sekretariat sitzt die Sekretärin – in großen Unternehmen auch mehr als nur eine! Doch was passiert hier eigentlich den ganzen langen Tag über? Wie wird hier im Sekretariat dem Wohl eines Unternehmens beigetragen?
Ganz einfach: hier passiert eigentlich alles! Im Sekretariat geschieht das ganze Rechnungswesen, die Buchführung, die Gehaltsbuchhaltung, die Finanzbuchhaltung – eben einfach alles! Kurzum, die gesamten anfallenden Schreibarbeiten, welche in einem größeren Unternehmen eben nun einmal nötig sind, werden im Sekretariat erledigt. Bei den „richtigen“ Global Players wie die großen deutschen Autobauer, Chemiekonzerne und Elektronikriesen, welche weltweit agieren und ihre Produkte eben global vertreiben, ist im Sekretariat wohl mehr Action und Hektik angesagt, als vielleicht in einem kleinen Ein-Mann-Handwerksbetrieb aus dem Nachbardorf!
Hier laufen alle Fäden zusammen – hier werden Angebote geschrieben, Termine für die Manager und Außendienstler vereinbart, Kundensupport und Telefonservice geführt, die ganzen eingehenden wie auch ausgehenden Rechnungen und Gelder gebucht und alles, was sonst noch anfällt! Allein die Lohnbuchhaltung ist hier im Sekretariat nicht wegzudenken. Ohne die Buchführung und die Überweisung der Gehälter würden die Mitarbeiter und Angestellten des Unternehmens kein Geld zum Monatsende erhalten! Würde das Sekretariat nicht existieren, wer würde sich dann um den Lohn der zahlreichen Arbeiter kümmern?
Was meinen Sie, wo Ihr Schreiben landet, wenn Sie beispielsweise eine Bewerbung schreiben? Richtig – im Sekretariat! Auch so etwas gehört zu den alltäglichen Schreibarbeiten – der Chef oder einer seiner „höheren“ Angestellten, nennen wir sie mal Manager, werden sich wohl kaum um Hunderte Bewerbungen jedes Jahr selber kümmern können!
Ganz nebenbei wird hier wohl auch noch der eine oder andere Buchhalter sitzen, der die Schreibarbeiten der Sekretärin in die Buchführung einträgt und sich speziell um das Rechnungswesen der Unternehmung kümmert – Zahlen sind schließlich sein Geschäft!
Der Buchhalter ist es letztendlich auch, der die Zahlen nicht nur in die Buchführung einträgt, sondern auch den Jahresabschluss erstellt – und damit auch die Steuererklärung für das Finanzamt! Der Buchhalter erledigt also gleichzeitig auch den Job, den in kleineren Firmen ein externer Steuerberater macht – bei einem Global Player läuft jedoch soviel Buchhaltung auf, dass ein Buchhalter mehr lohnt als ein externer Steuerberater.
Das Sekretariat ist somit eine der wichtigsten Stützen eines Unternehmens – die ganze Organisation und Verwaltung geschieht hier, von der einfachen Buchführung über das gesamte Rechnungswesen bis hin zur Lohnbuchhaltung und der alljährlichen Steuererklärung! Ohne ein Sekretariat würde ein Unternehmen keinen einzigen Tag „überlebensfähig“ sein – ohne die Schreibarbeiten und Buchführung würde keiner wissen, was an Geld reinkommt und was an Geld wieder rausgeht, etwa bei der monatlichen Lohnbuchhaltung, wenn die Gehälter der Angestellten überwiesen werden!
Ohne Sekretariat wäre ein Unternehmen in der heutigen modernen Zeit also nicht mehr fähig, am Marktgeschehen, schon gar nicht am globalen, teilzunehmen. Zu viele Zahlen, zu viele Schreibarbeiten fallen bei größeren Firmen an – da muss die Verwaltung einfach größer und größer werden! Und solange genug Umsatz hereinkommt, scheint das Konzept mit dem Sekretariat ja auch aufzugehen!